Как руководителю работать с дистанционной командой: главное

Полезные советы

Даже если многие процессы, связанные с дистанционной работой, у вас в компании простроены хорошо, но вы всё время работали в офисе и каждый день общались со своими сотрудниками, то став руководителем дистанционной команды (а сейчас все команды именно такие), вы можете столкнуться со сложностями. Мы собрали список основных моментов, на которые стоит обратить внимание.

Создать единое информационное поле

В дистанционной работе важно, чтобы все общались со всеми и никто не чувствовал себя «оторванным».

С прямыми подчинёнными:

проводите ежедневные стендапы. Это можно делать в отдельном чате письменно или общей виртуальной встречей, важно договориться о едином формате.
встречи «один на один» нужно проводить чаще, но делать их короче и более чёткими.
даже если не удаётся быть на связи по видео или телефону, поддерживайте контакт в переписке.

Со всей командой:

создайте общий рабочий чат,
проверьте, есть ли у вас удобные дашборды для отслеживания задач.

Со смежниками:

у смежников теперь нет возможности напрямую прийти к непосредственному исполнителю из вашей команды, поэтому договоритесь заранее, каким образом между ними проходит сигнал о статусах, изменениях и сложностях;
создайте короткие синки с коллегами, вовлечёнными в ваши задачи и проекты;
создайте единый чат со смежниками для оперативного решения вопросов;
пишите информационные письма с краткой выжимкой статусов по проектам.

О чём важно держать в курсе друг друга:

о ситуации по задачам: текущий статус, распределение зон ответственности, сложности и успехи,
о ситуации в бизнесе и компании: изменения и новости, касающиеся всех в компании, регулярные апдейты, тренды на рынке, которые отражаются на работе,
по важной информации — соберите в одном месте все важные документы и ссылки, которые должны быть под рукой у каждого сотрудника,
сверяться по текущему состоянию каждого сотрудника (сложности, успехи, вопросы) в индивидуальных беседах.

Поддерживайте продуктивность в работе

Во время удалённой работы может быть два перекоса: у одних сотрудников снижается продуктивность, другие — чересчур сильно погружаются в работу. Ваша задача помочь команде сохранить оптимальный баланс:

договоритесь с командой о точках контроля и сверки: по каким задачам и как часто вам критично видеть регулярные обновления;
пересмотрите процессы и используемые инструменты — все ли они помогают в дистанционной работе?
договоритесь о рабочем графике: со скольки и до скольки вы ожидаете быстрой реакции на сообщения и призывы;
обратная связь в удалённой работе критично важна — и по задачам, и по скорости работы, и по качеству коммуникаций. Не откладывайте, сразу обсуждайте с сотрудниками моменты, которые заметили.

Отмечайте и сбои, и успехи. В отрыве от регулярного общения простого «Спасибо!» и «Ты классно это сделал!» может быть достаточно, чтобы поддержать рабочий настрой на весь день.

Команда

Сейчас нет ни совместных обедов, ни встреч на кофепоинте, и будет хорошо, если у вашей команды получится поддерживать неформальное общение дистанционно:

создайте место для неформального общения. Это может быть отдельный чат (важно, чтобы он был отделен от рабочих чатов) или общий виртуальный завтрак, за которым вы просто общаетесь.
убедитесь, что все друг друга знают и общаются (как бы странно это ни звучало, ситуации «знаю в лицо, но не помню как зовут» случаются даже среди тех, кто сидит в одном кабинете).
уделяйте время обмену опытом и корпоративным мероприятиям (даже если такие мероприятия будут проходить онлайн).
вместе вспомните (или сформулируйте) основные правила общения в команде (те, которые считаете важными, начиная с правил вежливости, заканчивая ограничениями по времени, когда допустимо ставит встречи).
воссоздайте лучшее из ваших традиционных ритуалов. Сделайте открытые виртуальные встречи на ваши профессиональные темы, к которым могут присоединиться ребята из соседних команд для обмена опытом. Проводите виртуальные сеансы завтрака или обеда, поздравляйте друг друга с Днём рождения – в общем, не забывайте про простое человеческое общение, которое для многих очень важно, особенно когда мы далеко друг от друга и иногда в одиночестве.